تقریبا برای همه ما کم و بیش، پیش آمده که بر اساس تخمین‌های شخصی مهلتی برای انجام یک پروژه در نظر بگیریم و در نهایت نتوانیم در زمان تعیین‌شده، کار را به اتمام برسانیم. همین موضوع گاهی اوقات باعث به هم ریختن برنامه‌ها در موقعیت‌های مختلف می‌شود و موجبات به سرانجام نرسیدن پروژه‌های بزرگ در موعد مقرر را فراهم می‌آورد. دن اریلی دلیل این نوع اتفاقات را توضیح داده و راهکاری برای حل آنها پیشنهاد داده است.
پرسش
دن عزیز،
برای افزایش انگیزه‌ام در انجام برخی پروژه‌های بزرگِ مرتبط با کارم، چند وقت پیش تصمیم گرفتم آنها را به بخش‌های کوچکتری تقسیم و مهلت‌هایی را برای انجام هر کدام از بخش‌ها تعیین کنم تا مدیریت بهتری بر انجامشان داشته باشم.
اما متاسفأنه، تقریباً تمام موعدها و مهلت‌های تعیین‌شده را از دست دادم. آیا اصولاً باید از تعیین مهلت‌های شخصی برای انجام کارها به عنوان روشی برای افزایش انگیزه و تلاش خودداری کنم؟ آیا انجام چنین اقداماتی بی‌فایده هست؟
پاسخ
به دو دلیل پایبند ماندن به مهلت‌های تعیین‌شده توسط خودمان سخت‌تر از پایبندی به مهلت‌های تعیین‌شده توسط دیگران است.
دلیل اول اینکه ما معمولاً تمایل به این داریم که زمان لازم برای انجام یک کار مشخص را کمتر از حد موردنیاز تخمین بزنیم. پس مهلتی تعیین می‌کنیم که بیش از حد خوش‌بینانه است.
دلیل دوم اینکه، ما تمایل به این داریم که برای مهلت‌های تعیین‌شده توسط دیگران اولویت بالاتری نسبت به مهلت‌های تعیین‌شده توسط خودمان قائل شویم.
برای پروژه بعدی خودت سعی کن در مورد مدت‌زمان لازم برای هر کاری به شکل واقع‌بینانه‌تری فکر کنی و زمان بیشتری برای چالش‌های پیش‌بینی‌نشده در مسیر، در نظر بگیری و همچنین با یک همکار در مورد مهلت تعیین‌شده توسط خودت صحبت کنی تا حس مسئولیت‌پذیری و تعهد بیشتری نسبت به آن مهلت داشته باشی.
پیشنهاد می‌کنم بعد از این یادداشت و در ادامه، نوشتارهای زیر را مطالعه کنید:
ماتریس آیزنهاور | ابزاری برای اولویت‌بندی فعالیت‌ها
معرفی کتاب | کِی: ترفندهای علمی زمان‌سنجی عالی از دنیل پینک
سؤال از دن اریلی | مقابله با خطای ناشی از قاعده در دسترس بودن