رییس جمهور آمریکا (در سال‌های ۱۹۵۳ تا ۱۹۶۱) زمانی گفته بود: «آنچه مهم است به ندرت ضروری است و آنچه ضروری است به ندرت مهم است.» استفان کاوی هم در کتاب هفت عادت مردمان مؤثر از این عبارت الهام گرفت و ماتریس تصمیم آیزنهاور را طراحی کرد. یک جدول دو در دو که به شما کمک می‌کند تا فعالیت‌های مهم خودتان را چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه‌ای بر اساس ضرورت و اهمیت آنها اولویت‌بندی کنید.
فعالیت‌های خانه اول (مهم و ضروری، همچون انجام کار پزشکی اورژانسی) نیاز به این دارند که فوری انجام شوند.
فعالیت‌های خانه دوم (مهم و غیرضروری، همچون کار عمیق) حیاتی هستند و بایستی بعد از فعالیت‌های خانه اول انجام شوند. شما باید انرژی خلاقانه خودتان را تا جایی که ممکن است بر فعالیت‌های خانه دوم متمرکز کنید چون این دسته از فعالیت‌ها باعث سرعت گرفتن دستیابی شما به اهداف بلندمدت‌تان خواهند شد.
فعالیت‌های خانه سوم (ضروری و غیرمهم همچون بیشتر اتفاقات و مسائل فوری) بهتر است به دیگران واگذار یا برون‌سپاری شوند یا اینکه اصلا انجام نشوند.
در نهایت، فعالیت‌های خانه چهارم (غیرمهم و غیرضروری همچون مشغله‌های کاری و بیشتر ایمیل‌هایی که دریافت می‌کنیم) شامل فعالیت‌هایی می‌شوند که شما باید تلاش کنید زمان صرف شده برای آنها را یا کاهش دهید و یا اینکه به کلی حذف کنید.
مسئله مهم در ماتریس آیزنهاور این است که فعالیت‌های مهم در خانه دوم اغلب تحت‌الشعاع حواسپرتی‌های فوری خانه سوم قرار می‌گیرند. ممکن است شما تحت تاثیر فوریت کارهای خانه سوم قرار بگیرید، چون فوری هستند و در تلاش برای جلب توجه شما. هرچند اگر اجازه دهید که حواسپرتی‌های مربوط به خانه سوم بیشتر وقت شما را بگیرند، شاید هرگز نتوانید به کارهای مهم خانه دوم برسید.
به طور مشابه احتمالا فعالیت‌های غیرمهم و غیرضروری خانه چهارم هم حواسپرتی‌های جذابی باشند چون شامل لذت‌های فوری هستند (همچون انجام مشغله‌های کاری در سریع‌ترین زمان ممکن) یا سرگرم‌کننده هستند (همچون بازی‌های روی گوشی تلفن همراه یا حضور در شبکه‌های اجتماعی). البته که حذف کامل اوقات فراغت از زندگی کار درستی نیست، اما بهتر است به این موضوع توجه شود که چقدر از زمان‌هایتان صرف اوقات فراغت و فعالیت‌های غیرمهم می‌شود. چون این فعالیت‌ها هیچ تاثیری در جهت دستیابی به اهداف بلندمدت‌تان نخواهند داشت.
همچنین فعالیت‌های خانه چهارم این ظرفیت را دارند که فوریت‌های کاذب برای ما ایجاد کنند (همچون خیلی از ایمیل‌ها و پیام‌هایی که دریافت می‌کنیم). اگر شما اجازه دهید چنین مواردی مدام باعث حواسپرتی شما شوند، ناچار متحمل آثار و آسیب‌های ناشی از چندکارگی و تغییر مکرر میان فعالیت‌های خانه‌های دو و چهار خواهید شد که باعث کاهش اثربخشی و کارآیی شما در انجام کارهای مهم می‌شوند. یکی از راه‌های حذف این نوع از تاثیرات منفی می‌تواند خاموش کردن نوتیفیکیشن‌های روی گوشی تلفن همراه و کامپیوتر باشد.
بد نیست به این نکته هم اشاره کنم که توصیه به استفاده از ماتریس آیزنهاور بر این فرض استوار است که شما این توانایی را دارید که فعالیت‌های روزانه خودتان را به درستی در این چهار خانه دسته‌بندی کنید. بی‌شک تشخیص اینکه چه کاری مهم است و کدام فعالیت غیرمهم، خود چالشی جدی محسوب می‌شود به خصوص در محیط‌های کاری.
پیشنهاد می‌کنم بعد از این یادداشت و در ادامه، نوشتارهای زیر را مطالعه کنید:
سؤال از دن اریلی | سردرگمی در استفاده از روش‌های افزایش بهره‌وری