همان‌طور که در یادداشت قبلی با عنوان «آیا به تعویق انداختن کارها باعث افزایش بهره‌وری می‌شود؟» اشاره کردم، به تعویق انداختن کارها باعث افت کیفیت انجام کارها و همچنین افزایش فشار ذهنی در هنگام انجام کار در لحظات پایانی می‌شود. در همان یادداشت دو عامل عنوان شد که شاید عوامل درونی اصلی در به وجود آوردن تمایل انسان برای به تعویق انداختن کارها باشند. اولی فراموشی احساسات تجربه‌شده در نوبت‌های قبلی به تعویق انداختن کارها بود و دومی هم وجود خطای زیاد در به یادآوری زمان صرف شده برای فعالیت موردنظر در نوبت قبلی انجام آن فعالیت بود. به نظر می‌رسد با ثبت تجارب قبلی در این خصوص بتوان تا حدودی بر این مشکل غلبه کرد.
درصورتی‌که به تعویق انداختن انجام کارهایی مشخص جزو عادات ماست، شاید ثبت احساساتی که در هر بار به تعویق انداختن کارها و انجام آن کار در دقایق آخر تجربه می‌کنیم، اقدامی اثربخش باشد. به این صورت که ما بعد از تجربه احساس ناخوشایند حاصل از انجام آن کار تحت فشار فکری و روحی حاصل از کمبود زمان، احساسات تجربه‌شده را برای خودمان ثبت کنیم و در هنگام تصمیم‌گیری برای نحوه برنامه‌ریزی برای انجام کار در نوبت بعدی به آن مراجعه کنیم.
از طرفی با توجه به اینکه ما در تخمین زمان لازم برای انجام فعالیت‌ها با توجه به تجارب قبلی هم دچار خطا هستیم و مدت‌زمان موردنیاز برای انجام کارهای با زمان طولانی را کمتر از حد واقعی و میزان زمان لازم برای انجام کارهای با زمان کوتاه را بیشتر از حد واقعی تخمین می‌زنیم، بهتر است چند بار بازه زمانی لازم را برای انجام فعالیت‌هایی که به‌صورت تکراری و با فواصل زمانی مشخص انجام می‌دهیم ثبت کنیم تا بتوانیم در برنامه‌ریزی‌های آینده از این داده‌ها برای برنامه‌ریزی بهتر و ممانعت از به تعویق انداختن دوباره کارها استفاده کنیم.
بازخورد گرفتن از دیگران هم می‌تواند عامل تأثیرگذار دیگری برای جلوگیری از به تعویق انداختن مکرر کارها باشد. ازآنجایی‌که دیگران نسبت به خودمان تعهد کمتری به خود حال حاضر ما دارند، در جایگاه بهتری برای کمک به ما برای انجام کارها در همین لحظه قرار دارند. همچنین آن‌ها می‌توانند به ما کمک کنند تا بر گرایش بیش‌ازحدمان در تخمین زمان لازم برای انجام یک کار به میزان کمتر از حد موردنیاز غلبه کنیم.
به نظر می‌رسد عدم رضایت و انتقاد از خود هم تأثیر قابل‌توجهی بر حل مشکل به تعویق انداختن کارها داشته باشد. در تحقیقی که در این خصوص انجام گرفت، آن دسته از دانشجویانی که خودانتقادی بیشتری داشتند و بیشتر خودشان را به خاطر به تعویق انداختن کارها سرزنش می‌کردند و از بخشش خودشان به خاطر این کار سرباززده‌اند، عملکرد ضعیف‌تری نسبت به دیگر دانشجویانی که خطای خودشان را در به تعویق انداختن کارها پذیرفته و خودشان را بخشیده بودند، داشتند.
با توجه به آنچه در این یادداشت گفته شد می‌توان نتیجه گرفت با انجام یک سری اقدامات که عبارت‌اند از:
- ثبت احساساتی که در هر بار به تعویق انداختن کارها تجربه می‌کنیم،
- ثبت مدت‌زمان موردنیاز برای انجام هر کار،
- بازخورد گرفتن از دیگران،
- و پذیرش مشکل به تعویق انداختن کارها و بخشش خطاهای قبلی در این خصوص،
می‌توان تا حد زیادی بر مشکل به تعویق انداختن کارها غلبه کرد.
پیشنهاد می‌کنم بعد از این یادداشت و در ادامه، نوشتارهای زیر را مطالعه کنید:
سؤال از دن اریلی | سردرگمی در استفاده از روش‌های افزایش بهره‌وری
