در بخش اول این نوشته، دو گام از پنج گام ضروری برای بازبینی محتوا را توضیح دادیم.
گام اول که عبارت است از تعیین هدف اصلی از بازبینی محتوا. در این گام لازم است مشکل اصلی محتوای موجود و دلیل اصلی سازمان برای تصمیم‌گیری در خصوص انجام بازبینی دقیقا مورد مطالعه قرار گرفته و هدف از انجام بازبینی مشخص شود.
در ادامه چند هدف مهم و متداول جهت بازبینی محتوا معرفی شد.
گام دوم عبارت است از شناسایی محتوای مورد نیاز.
در این مرحله لازم است که براساس اهداف کسب و کار و تغییراتی که در بازار اتفاق افتاده و مهمتر از آن، هدف اصلی که در پی آن هستیم، محتوای مورد نیاز خود را شناسایی نماییم.
برای این کار نیاز است ابتدا فهرستی از کلیه محتوای موجود داشته باشیم.
یکی دیگر از اقدامات مهم مرحله دوم در نظر گرفتن کلیه محتواهای ارائه شده در کانالهای مختلف ارتباطی و عرضه محتوا و همسو نمودن آنها و یکپارچه کردن سیاست‌های مورد نظر همه آنها می‌باشد. که بدین منظور لازم است نوع محتوا و زیرمجموعه محتواهای مورد نظر شناسایی شوند.
در ادامه به سه گام بعدی این فرایند می‌پردازیم:
۳. رویه‌های بازبینی خود را تعریف کنید.
رویه‌های بازبینی و نوع اطلاعاتی که بایستی در این فرایند فهرست شوند را تعیین نمایید. این رویه‌ها به صورت ستون‌هایی در برگه‌ها و یا هر نرم‌افزاری که استفاده می‌کنید، نمایش داده می‌شوند.
در شکل زیر نمونه‌ای از رویه بازبینی و تهیه فهرست محتوا نشان داده شده است. این رویه‌ها ممکن است براساس نیاز و اهداف بازبینی شکل و فرم متفاوتی داشته باشند.
- Index number (شماره‌ای که توسط ما تعیین می‌شود): به خاطر اینکه ممکن است حتی بعضی از محتواهای موجود در آدرس وب، URL نداشته باشند، این شماره به صورت اختصاری برای هر محتوای موجود تهیه می‌شود.
دلایل مختلفی برای تعیین این شماره وجود دارد. از جمله اینکه احتمالا محتواهایی با چندین آدرس URL وجود دارند، یا اینکه چند محتوا با یک آدرس URL مشخص شده‌اند و مهمتر از همه اینکه تمامی محتواهای ما براساس وب نبوده و طبیعتا تمامی آنها دارای آدرس URL نمی‌باشند.
علاوه بر موارد فوق تخصیص این شماره به هر محتوا باعث می‌شود تا افراد هنگام صحبت و تبادل نظر در خصوص محتوای موجود، یک زبان مشترک داشته باشند و راحت‌تر بتوانند به محتواهای موجود آدرس بدهند.
پیشنهاد می‌شود در تخصیص این شماره‌ها به محتواهای موجود، روندی در نظر گرفته شود که با توجه به آن شماره برخی اطلاعات نظیر سطح محتوا (Level) در وبسایت، نوع محتوا و همچنین مرجع اصلی آن قابل شناسایی و استخراج باشند.
- URL (در صورت امکان): این مشخصه برای صفحات استاتیک کاربرد دارد. در صورتی که صفحات وبسایت شما دینامیک می‌باشد، لازم است مشخصه شناسایی دیگری برای دسته بندی مجزای صفحات به منظور طبقه‌بندی بهتر محتوا در نظر بگیرید.
براساس این مشخصه تعیین شده برای هر مطلب موجود بر روی وبسایت، بررسی‌ها و اصلاحات بر اساس هدف اصلی، تک به تک بر روی هر کدام از محتوای موجود پیاده‌سازی می‌شود.
- Headline (عنوان): تیتر مطلب را دقیقا در این بخش وارد کنید.
- Content summary (خلاصه محتوا): از آنجایی که عنوان اصلی همیشه موضوع اصلی را به صورت مناسب انتقال نمی‌دهد، محتوا بایستی خلاصه شود. اگر حجم آن کم است، می‌توانید کل متن را در این قسمت وارد نمایید.
- Audience: مخاطبان هدف را در این قسمت شناسایی نمایید.
- Message: پیام اصلی که از طریق محتوای مورد نظر به مخاطب منتقل می‌شود، در این قسمت درج می‌گردد. امکان دارد پیام اصلی در متن نوشته نشده باشد.
- Navigation Information: این بخش در مورد محتواهایی می‌باشد که در صفحات مجزا در وب منتشر شده‌اند و اطلاعاتی را در خصوص نحوه هدایت مخاطبان به این صفحه ارائه می‌نماید.
- Template: در این بخش قالبی که محتوا بر اساس آن قالب تولید شده است درج می‌گردد. در این قسمت بایستی ذکر شود که محتوا براساس یک قالب و فرمت استاندارد می‌باشد یا نه.
- Supplements: در این قسمت محتواهای چندرسانه‌ای ضمیمه که قابل دانلود و یا قابل مشاهده توسط مخاطبین می‌باشند، لیست می‌شود. می‌توان این اطلاعات را بصورت کامل‌تر در فرمت و شکل دیگری تهیه نمود.
- Sharing/other tools available: در این بخش ابزارها موجود برای به اشتراک‌گذاری محتوای دیجیتال فهرست می‌شوند. آیا مراجعین قادر به اشتراک‌گذاری محتوای موجود هستند؟ آیا امکان تسهیل فرایند به اشتراک‌گذاری وجود دارد؟ چه ابزارهای دیگری برای تسهیل دسترسی مردم به محتوا وجود دارد؟
- Analytics: در صورتی که ارتباط دادن داده‌های آنالیز وبسایت (مانند تعداد بازدیدهای صورت گرفته از صفحه در طول یک ماه گذشته) با فرایند بازبینی مفید باشد، این اطلاعات در فرم مربوطه وارد می‌شوند.
توصیه می‌شود به دلیل بازدید پایین از یک صفحه، به راحتی آن صفحه را حذف ننمایید. آمار بازدید پایین یک صفحه نشانگر بد بودن محتوای آن صفحه نیست. ممکن است آمار پایین بازدید نشانگر این باشد که محتوای مورد نظر در سیستم شما پنهان شده و دیده نشده است. آمار پایین تعداد بازدیدها بایستی منتج به این شود که ما قبل از هر اقدامی سؤالات بیشتری بپرسیم.
- Audio or Video File: مشخصه‌های فایلهای ویدئویی و صوتی مناسب موردنیاز برای محتوای مورد نظر بایستی مستند شوند.
- Image File: مشخصات فایلهای تصویری مورد نیاز برای محتوا در این قسمت ثبت می‌شود.
- If PDF: آیا فایل PDF برای ارائه بهتر محتوا به مخاطب مورد نیاز است یا نه؟ سایز فایل مشخص شود. امروزه بسیاری از وبسایت‌ها به بهانه ارسال فایل PDF با محتوای خاص، مشخصات و آدرس ایمیل مراجعین را دریافت می‌کنند.
- در این بخش تعیین می‌شود که برای دسترسی به این محتوا نیاز به وارد شدن با اسم کاربری و رمز عبور، ثبت‌نام و ورود دومرحله‌ای می‌باشد یا نه.
- ممکن است تمایل داشته باشید عنوان مرورگر، لیست کلمات کلیدی منتخب برای کسب رتبه در موتورهای جستجو، توصیف متن و تیتر H1 را ثبت نمایید. همچنین احتمالا بخواهید شرح سئو موجود و سایر توضیحات مربوط به سئو را ثبت کنید. این موارد در این قسمت درج می‌شوند.
- And more facets: مواردی چون: نوع دارایی، کیفیت محتوا. موارد دیگری که نیاز دارید بستگی به اهداف کسب و کار شما و بیانیه محتوای شما دارد.
توصیه: در هنگام بازنگری کیفیت محتوا، در پی این نباشید که در مورد یک محتوای خاص قضاوت مطلق مبنی بر اینکه نگه داشته شود و یا حذف شود، انجام دهید. این کار نادرست و افراطی می‌باشد. بهتر است دقیق‌تر به این موضوع بپردازیم. توصیه می‌شود یک مقیاس کیفی تعیین کنید که کیفیت محتوا با استفاده از کلمات توصیف شود.
یک مقیاس نظیر خوب، متوسط، بد، مزخرف در نظر بگیرید. ارزیابی‌های صورت گرفته براساس کلمات کیفی کمک می‌کنند تا در صورتی که بیش از یک نفر کار ارزیابی را انجام می‌دهند و یا یک نفر بیشتر ارزیابی‌ها را انجام می‌دهد، کار آسان‌تر شود. برای بهتر و مؤثرتر بودن این نوع ارزیابی بهتر است که برای هر کلمه کیفی یک مثال محتوایی در نظر گرفته شود تا کار بررسی آسان‌تر شود.
برای حذف یک محتوا، بیش از حد اشتیاق نداشته باشید. امکان دارد با حذف یک محتوای خاص عملکرد سئو سایت دچار افت شدید شود. تنها در صورتی اقدام به حذف یک محتوا نمایید که از غیر مفید بودن آن برای مراجعین مطمئن شوید.
از خودتان بپرسید: اگر من تصمیم بگیرم که محتوای سازمان خود را بازبینی کنم چه توضیحاتی باید برای هر یک از موارد ذکر شده در بالا درج کنم؟
۴. محتوایی را که باید بازبینی نمایید، فهرست کنید.
برای شروع بازبینی فهرست برداری از محتوای وب خودتان، شما می‌توانید از ابزارهایی چون SiteOrbiter ، Screaming Frog، CAT و یا Trim استفاده کنید.
گاهی اوقات شما می‌توانید از سیستم مدیریت محتوای (CMS) خود برای این کار استفاده نمایید ولی از این کار تا حد ممکن خودداری کنید. چون مقدار زیادی اطلاعات بدردنخور برایتان تولید خواهد کرد ولی می‌توانید اطلاعات مفیدی نیز از آنها استخراج نمایید.
در صورتی که اندازه سایت شما کوچک است، پیشنهاد می‌شود URLها را به صورت دستی کپی کرده و در یک فایل اکسل وارد نمایید. به نظر این کار بهترین روش می‌باشد.
از خود بپرسید: اگر من روزی بخواهم محتوای سازمان خود را بازبینی کنم، فرمت فهرست مورد نظر چگونه باید باشد؟ و استفاده از چه ابزاری برای تهیه فهرست و دستیابی به اهداف کسب و کار بهتر می‌باشد؟
۵. محتوای موجود در فهرست خود را بازبینی کنید.
در این مرحله شما همه صفحات وبسایت، همه ویدئوها، همه کانالهای شبکه‌های اجتماعی که در آنها مردم در مورد برند موردنظر صحبت می‌کنند، کل کالاهای عرضه شده در نقطه فروش و … را مورد بازدید قرار می‌دهید.
برای نمایش بهتر روش بازنگری، یک نمونه الگو در اینجا نمایش داده شده است. تعداد ستون مشخص و استاندارد خاصی برای فرم بازنگری وجود ندارد و شما بر اساس هدف اصلی بازنگری می‌توانید تعداد و عنوان ستون‌های مدنظر خود را تعیین کنید.
در نمونه نشان داده شده، در ستون ID، URL مربوط وارد می‌شود. و در ادامه ستون‌های بعدی تکمیل می‌شوند. برای مثال در صورتی که هدف شما بررسی میزان و نحوه انتقال پیام اصلی سازمان توسط محتوا می‌باشد، می‌توانید یک ستون مجزا برای این منظور در نظر بگیرید(در فرم نشان داده شده موجود می‌باشد.) و در آن در خصوص کیفیت پیام انتقالی بوسیله صفحه مورد نظر و همسو بودن آن با پیام اصلی سازمان توضیح دهید.
بعد از تکمیل هر ستون، برای محتوای بعدی ردیف جدیدی را تکمیل نمایید.
از خود بپرسید: اگر من می‌خواستم محتوای سازمان خودم را بازنگری نمایم، تیم من چه اطلاعات و مشاهداتی می‌توانستند برای اخذ تصمیمات استراتژیک در خصوص محتوا جمع‌آوری نمایند که در بازنگری محتوا مفید واقع گردد؟
جمع‌بندی
بازنگری محتوای سازمان یک کار بیهوده و بی‌فایده نیست. ممکن است این کار در ابتدا سخت و طاقت‌فرسا به نظر برسد. ولی بدون داشتن اطلاعات کامل و ساختاری درست از محتوا، شما قادر به اتخاذ تصمیمات استراتژیک در خصوص محتوای سازمان خود نخواهید بود.
چه زمانی شما آخرین بازنگری محتوای سازمان خود را برای تمامی دپارتمان‌ها و بخش‌ها و برای تمام محتوای دیجیتال و غیر دیجیتال انجام داده‌اید؟ چه تجربیاتی را از انجام و یا عدم انجام این کارها تاکنون کسب کرده‌اید؟ در بازنگری بعدی چه مواردی را به انجام خواهید رساند و چه نکاتی را رعایت خواهید نمود؟
مطالب مرتبط:
بازبینی محتوا: پنج گام ضروری (بخش اول)
[kkstarratings]
